办公室外部电话接听注意事项

1、上级部门会议通知：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；其次要详细记录会议名称、会议内容、会议地点、会议时间；第三要详细询问：对方上级部门都有什么领导出席？ 都是那些单位参加此次会议？ 本单位参加需要什么级别的领导？ 如果恰好对方要求参会的领导不在？ 其他领导是否可以代替参会？ 会议需不需要准备材料？ 需不需要发言？ 会议大概需要多少时长？第四如果是在外地开会，还需要询问是如何组织赴会？是统一组织还是单独赴会？如果统一组织有无带队人？带队人电话？统一集合地点？集合时间？是否必须统一下榻？如果单独赴会？需要在什么时间抵达？联系人电话？下榻酒店有无统一限制？

3、企业来访：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、来访单位名称；其次要详细记录来访企业名称、来访领导、随从人员数量、来访时间；第三要详细询问：来访领导名称及职务？ 对方来访目的？ 是否需要公司领导前往迎接？ 是否需要我方派车接送？ 是否召开座谈？ 在公司停留时间？ 是否需要准备用餐？ 联系人电话？

5、活动通知：首先要详细记录好接听电话时间、接听人、来电号码、上级单位名称；其次要详细记录好活动内容、活动名称、活动地点、活动时间；第三要详细询问：是否有活动文件？ 上级部门都有什么领导参加此次活动？ 都是那些单位参加此次活动？ 有无开幕式？需要我方哪些领导参加？ 活动有哪些分类？每个分类有哪些要求？ 本单位参加是否必须参加所有活动分类？ 需要多少人参加活动？ 是否需要准备提交我方参加活动的相关材料? 活动时长？ 活动联系人电话？